J'ai voulu entammer ce nouvel an avec une nouvelle façon d'organiser les choses dans la société. Organiser n'est pas toujours facile quand l'entité concernée est une PME. Le respect d'un certain nombre de règles s'impose :
- D'abord, il faut agir de façon participative tout en recherchant un compromis. C'est pour cela que j'ai choisi I.E comme premier collaborateur pour commencer du fait de son caractère facilitant et coopératif. On a élaboré lui et moi une procédure SA001/07 ayant pour objet la mise à jour des articles de la base de données. le besoin s'est fait sentir quand j'ai voulu éditer un catalogue professionnel. En effet, j'ai galéré pour collecter les dimensions des différents articles, cela m'a poussé à réfléchir à un projet d'organisation concret qui sera profitable pour différents acteurs dans la société. L'aventure commence à peine mais je suis certain que c'est possible.
- Deuxièment , il ne faut jamais désigner des coupables de la mal origanisation ! ne faites jamais ça, cela pourrait avoir des conséquences néfastes sur le projet que vous êtes entrain d'élaborer. Il faut plutôt affiner le processus que vous êtes entrain de mettre en oeuvre jusqu'à ce que les collaborateurs s'alignent très naturellement, et surtout pour ne pas avoir de conflits avec la direction.
- Troisièment, il faut bien préparer le terrain avec des documents bien conçus et bien clairs pour faciliter l'adhésion des différents collaborateurs ( soignez l'ergonomie).
- Quatrièment, il faut bien expérimenter cela sur le terrain. C'est la seule façon de savoir si ce que vous êtes entrain de faire est valide. Cela pourrait aussi aider à l'amélioration du projet ( retour d'xpérience)
- Cinquièment, il faut organiser un suivi et noter les différentes difficultés qu'affrontent les collaborateurs lors de la mise en route du projet. Les former et les accompagner est toujours utile jusqu'à ce que la procédure soit bien comprise.
La procédure SA001/07 a pour objectifs :
- Constitution d’une base de données de tous les articles incluant toutes les informations nécessaires pour chaque article selon le modèle SA002/07
- Collecte des informations à la source pour éviter les risques d’erreurs et la redondance des tâches.
- Répartition des tâches de saisie entre les responsables des différents groupes d’articles.
- Mise à jour facile d’articles (suppression d’anciens articles, remplacement d’articles,…)
- Edition de devis - en back-office- en ligne n'importe où dans le monde grâce à un système de gestion de contenu.
- Formalisation des documents en vue d’une certification.
Ceci a nécessité la mise en oeuvre des moyens suivants :
- Aménagement d'une salle pour en faire un studio de photographie.
- Achat d'une ampoule pour le projecteur pour prendre des photos.
- Achat de 2 draps de couleur unie pour éviter le détourage ( qui prend énormément de temps).
- Préparation des installations électriques pour accrocher les différents catégories de luminaires.
- Paravant pour des articles dont le déplacement est difficile.
On espère commencer à appliquer la procédure dès que le studio soit opérationnel inchallah. Ceci dit, il y a encore d'autres procédures à rédiger : procédure d'achat, procédure de mise en fabrication.
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